無駄な会議をなくす、たったひとつのシンプルな方法とは?

無駄な会議をなくす、たったひとつのシンプルな方法とは?

福岡県は「働き方改革」に関する県の取り組みとして、会議削減など県庁内の業務の無駄を減らすことで、職員の長時間勤務の解消を図るという方針を出したという記事がありました。

具体的には、

・会議の回数を減らして所要時間や参加人数を最低限とする
・資料を事前配布して人的コストを削減する
・これまで庁内の会議は全て録音して、後で職員が文字に起こしていたが、できる限り要約筆記とする

ということが挙げられていました。

「なぜ長くなるのか…」は永遠のテーマ

今まで、会議の内容をすべて文字起こししていたということにはちょっと驚きましたが、役所という特性ではやむを得ない部分もあるのでしょう。その他会議の効率化としては、一般的に言われていることばかりで多少の今さら感はありますが、これからの効果のほどを見ていかなければならないでしょう。「なぜ会議は長くなって無駄が多くなるのか」ということは、会議術などを専門に指導しているコンサルタントもいるくらいですから、企業の中では永遠のテーマというようなところがあります。

よく見られるやり方は、資料の事前配布や出席メンバーの絞り込みといった「準備を変える」ということや、議題を決めておいて時間内に必ず結論を出すなど「進行を変える」ということ、椅子なし会議のように「場の造りを変える」ということ、会議室の使用時間制限などの「しばりを加える」といったことがありますが、どれも決定打にはならず、それだけで解決に至るのはなかなか難しいというのが実際のところです。また、時間などを制限したとして、そのせいで必要なことが決められない、情報共有ができないなど、会議本来の目的が達成されないとなれば、それは「会議の効率化」とはいえません。

会議の効率化に必要なこととは?

会議の効率化に必要なこととは?

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