【ビジネス女子マナーQ&A】イラッとするメールへの正しい返信は?こちらが督促するときのマナーは?

【ビジネス女子マナーQ&A】イラッとするメールへの正しい返信は?こちらが督促するときのマナーは?

督促メールを書くときは、相手の状況の確認を

督促したいときや相手のメールがわかりにくいときなど、言いにくいことの伝え方にはマナーがあります。

督促メールは、相手が約束を果たさないときに書きますね。それは、約束を履行してもらうためです。お客様に送る場合にはとくに企業の品格を疑われないよう、「自分が勤める会社を代表して書いている」ことを念頭に、怒りをあらわにしたり、命令調になったりしないように心掛ける必要があります。約束が過ぎている場合には、「どうなっているのですか!」ではなく、「お約束の期日になりましたので、進み具合を伺いたくメールいたしました」「期日となりました。何か事情があれば、率直にお聞かせください」「完成はいつごろになりますでしょうか。私どもの依頼がご負担になっているのではと案じております。進捗を含めて教えてくだされば幸いです」など、相手の責任で約束が守られていないことを責めるのではなく、現状伺いのスタンスを取るといいでしょう。

督促メールを書くときのポイントは、4つあります。

まず、あいさつ文を省略しないこと。督促メールの場合「要件のみをストレートに書くほうがダイレクトに伝わりやすい」と思う人もいますが、失礼なメールになれば、相手の気分を害するだけです。

そしてふたつめ、これまでの経緯を事実にそって客観的に書くこと。客観的に、というのがポイントです。3つめは、相手の状況を確認するトーンで、怒りをあらわにしたり、命令調になったりしないことです。そして最後、4つめは、ことの重要性を理解してもらうことです。「いつまでに」確認できななければ「どのような」対応を取るかまで書き、再度期日を設ける場合には、日付もしっかり明記しましょう。

わかりにくいメールは該当箇所を引用しながら確認

わかりにくいメールが届いたときには、遠慮せず、相手の真意を確認しましょう。しかし、「あなたのメールがわかりにくい」などと忠告するのはマナー違反です。特に目上の方や、専門家から届くメールは、「知っていて当然」という意識がはたらくことが多く、省略される部分が多く読みにくい場合が少なくありません。「万が一、誤解があるといけないので」という気持ちを込めて、「私の理解が正しいかどうか、念のために確認させてください」という文言を使用しましょう。

そして、「申し訳ありませんが、私の理解不足により、伺いたいことが3点ございます」などとして、ひとつひとつ確認していきます。質問箇所が複数あれば、ナンバリングをして書き、「上記のように理解しておりますが、間違いはございませんか」と尋ねます。

相手を責めず、怒りに任せて感情をぶつけることをせず、ビジネスライクに淡々とやりとりすることこそ、仕事をスムーズに進めるコツです。

ビジネスメールでは感情を揺さぶられたほうが負け。動じていない文章で対応すべし。

賢人のまとめ

嫌味なメールを受け取った場合は、必要以上に感情を高ぶらせず、冷静な返信を心がけましょう。パワハラの疑いもあるので、「自分が仕事ができないと思われたら困る」などと隠そうとせず、上司や部内で共有することも大切です。

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賢人プロフィール

女子マナーの賢人鈴木真理子

三井海上(現・三井住友海上)退職後、“伝える”“話す”“書く”能力を磨き、ビジネスコミュニケーションのインストラクターとして独立。セミナー、企業研修などで3万人以上に指導を行う。著書は『ズルいほど幸せな女になる40のワザ』(宝島社)のほか、近著『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(明日香出版社)、『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』は7万部を超えるヒットとなる。 

(株)ヴィタミンMサイトhttp://www.vitaminm.jp/

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