【ビジネス女子マナーQ&A】MTGは「ミーティング」、ではKYは?「空気読め」ではありません!知らないと恥をかくビジネス用語の意味と使い方

【ビジネス女子マナーQ&A】MTGは「ミーティング」、ではKYは?「空気読め」ではありません!知らないと恥をかくビジネス用語の意味と使い方

今回のビジネス女子マナーは、引き続き、坂野あすかさん(仮名・28歳)からの質問をもとに、ビジネス用語について紹介していきます。今回はビジネス用語の中でも、英語の略語について。みなさんの中にも、「なんとなくの意味はわかるから使っているけれど、正しい意味を聞かれると答えられるか不安……」というビジネス英語略語があるかもしれません。また、それら略語を使用するときに注意すべきポイントやマナーについても鈴木真理子さんに伺ってみましょう。先週の質問はコチラ

坂野さんの質問……

「IT関連会社に勤めています。社内でもそうですが、社外の方とやりとりする際のメールなどで、たとえば、リテンション(顧客維持)、トラフィック(総アクセス量)などカタカナ用語を使う時、“日本語のほうが伝わるのでは……”という気持ちになることが多々あります。でも、他の人が普通に使っている言葉をわざわざ日本語に変えるのも嫌味な感じ?と思うこともあり戸惑います。マナーとしてどう考えたらいいのでしょうか。教えてください

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ビジネス用語の略語の使用は双方が知っていることが大前提

これまで、ビジネスでの会話やメールでは「聞き手、読み手がスムーズに理解できる言葉を使うことが大切」というお話をしてきました。ビジネス用語には多くの略語がありますが、それも、意味がわかりにくいものは使用しないというのが大前提です。例えば、FYI。これは、For Your Informationの頭文字をとったもので、ご参考までに、という意味で使う英語略語のひとつです。外資系企業や、海外とのやりとりが多い部署ではメールや資料の末尾に参考文献などを並べる際に頻繁に使われる単語ですが、日本の一般企業では、ほとんど使用されていません。ローマ字3文字だし、短くて便利だしオシャレっぽいから、これから使おうと思った人もいるかもしれませんが、何度も言うように、パッと意味が取れない言葉はビジネスでは使うべきではありません。

もうひとつ、例を出しましょう。あなたはT/Oという略語を知っていますか? 「タイトルオンリー」ということを示す略語です。相手からきたメールについて、「了解です」といった短い返事をするとき、また、「●月×日の会議室は●号室から●室に代わりました」など、すでに決定していたことに一部だけ変更がある場合などで、件名だけでやりとりが完結していることを知らせる「本文には何も書いていませんよ」という表示として、件名の頭にT/Oとつけるのです。

T/Oとついていることで、本文に何も書いていないメールをクリックして開く時間が省けるなどのメリットがあり、効率化を図るために金融系の企業などを中心に、比較的一般化しています。しかし、もし、社内で浸透していたとしても、社外の方へのやりとりには使うべきではありません。まず、T/Oという略語そのものを、相手の方が知らないという可能性は高いです。また、タイトルだけで本文を書かないというメールは、そもそもマナー違反です。社内同士のやりとりであれば、効率化優先として使用OKですが、社外の方に対しては、この効率化の方法は使わないでおきましょう。

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