【ビジネス女子マナーQ&A】インセンティブ・サマリー・リマインド…メールではどう使う?知らないと恥をかくビジネス用語の意味と使い方

【ビジネス女子マナーQ&A】インセンティブ・サマリー・リマインド…メールではどう使う?知らないと恥をかくビジネス用語の意味と使い方

今回のビジネス女子マナーは、前回に引き続き、坂野あすかさん(仮名・28歳)からの質問をもとに、ビジネスメールについて、ビジネス用語の意味と使い方について紹介していきます。いわゆる業界用語だけでなく、コンプライアンスなど、英語のほうが耳にする機会が多い言葉も多々あります。賢いビジネスパーソンとして、これらの言葉をどのように使いこなしていけばいいのでしょうか。鈴木真理子さんに伺ってみましょう。

坂野さんの質問……

「IT関連会社に勤めています。社内でもそうですが、社外の方とやりとりする際のメールなどで、たとえば、リテンション(顧客維持)、トラフィック(総アクセス量)などカタカナ用語を使う時、“日本語のほうが伝わるのでは……”という気持ちになることが多々あります。でも、他の人が普通に使っている言葉をわざわざ日本語に変えるのも嫌味な感じ?と思うこともあり戸惑います。マナーとしてどう考えたらいいのでしょうか。教えてください

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カタカナ言葉の多用はビジネスメールの作成時間を増やす要因に

前回、英語やカタカナ言葉のほか、難しい言葉や硬い言い回し、専門用語や業界用語について、いつでも「読み手が理解できる言葉」に臨機応変に言い換えられる人が優秀なビジネスパーソンである、とお話しました。とくにビジネスメールには、簡潔さが求められます。

一般社団法人 日本ビジネスメール協会が2017年6月に行なった、仕事におけるメールの利用状況と実態の調査によると、仕事でのコミュニケーション手段の第1位は「メール」であり99%を超えます。また、ビジネスメールの平均通数は送信が約13通(12.62通)、受信が約39通(39.28通)で、50%近い人(47.93%)が1日に10回以上メールを確認しています。つまり、ビジネスの生産性を高めるか否かは、メールの使い方や作成時間にかかっているといえますね。

ではここで、考えてみてください。あなたが送ったメールが読みにくかったり、伝わりにくい言葉が使われてたら……。返信するのにも、ひと呼吸おいて「考える」必要がでてきてしまいますね。さらりと読めないメールは、ストレスを与えることになってしまいます。前回にも説明しましたが、業界によっては、年配の方であればあるほど、カタカナ用語に拒否反応を示す方もいらっしゃいます。若い世代や自社ではベーシックな言葉となっているカタカナビジネス用語も、相手によっては、不快に感じることもあるのです。

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