【ビジネス女子マナーQ&A】タスクが多くて仕事の山に埋もれる…賢く仕事を捌くためのTODOリストの活かし方は?

【ビジネス女子マナーQ&A】タスクが多くて仕事の山に埋もれる…賢く仕事を捌くためのTODOリストの活かし方は?

今回のビジネス女子マナーは、IT関連会社勤務の岩瀬みずきさん(仮名・31歳)からの質問です。

「毎日、会社帰りの電車の中で、今日終わらなかったこと、明日しなければいけないことをパソコンに入力してTODOリストを作っています。でも量が多すぎて、エンドレスです。“時間があって、できたらやっておいて”と言われていた業務がずっと残っていたり、中には、もはやこれはもうやらなくてもいいのでは……なんていうものもあります。タスクを精査して、効率よく仕事を進めるTODOリストの管理法を教えてください」 

TODOリストを作成して、業務にあたっている人は多いでしょう。しかし、それが活用しきれていないという人が圧倒的。どうすれば効率よく、ミスなく仕事が進められるでしょうか。鈴木真理子さんに教えていただきましょう。

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TODOリストを備忘録に終わらせない

「TODOリストは、行なうべきことを書き出しておくもの」と思っている人が多いかもしれません。しかし、思いつく「やらねばならない仕事」を上から順に並べておくだけでは、ただの備忘録となってしまいます。作らないよりはマシですが、そのままではモレをなくす効果だけで止まりです。さらに活用させて、仕事効率を進化させていきましょう。

優先順位を決め逆算方式で段取りを考える

相談者さんは、前日にリストを作っているということ。これはとてもよい方法です。退社前に行なうことで、翌日、朝から効率よく仕事がスタートできるからです。では、その方法を見ていきましょう。

思いつくままに「やらなければいけないこと」を書き出したら、まずはそれぞれの重要度を精査します。最優順位の高いものから締め切り日を確認し、いつすべきかを決定、「明日中に必ずやるべきこと」を洗い出してください。

次に、退社時刻を決めます。これは、逆算方式で段取りを考えるためです。そして、12時までにやること、15時までにやること、18時までにやること、と3時間ごとを目安にして、「何を」「どこまでする」かを決め、それも書き出します。ポイントは、欲張らずに余裕をもったスケジュールにしておくこと。無理な仕事量になると、ケアレスミスや納期遅延の可能性が高まるからです。

また、電話をかけたりメールの返信をするなどのこまごました仕事で、作業としては重くないものの、その日中にしなければいけないこともありますよね。それらは「雑事」としてまとめてメモ書きしておきましょう。「雑事」のタスクは、隙間時間や気分転換したいときに一気に済ませるのが得策です。ただし、ざっくりとそれらが何分かかるか、ということは把握しておくべき。1分で終わるものなのか、それとも15分なのか。もし、1件に15分かかれば、4件で1時間必要です。ひとつの業務のボリュームが小さくても、まとまると大きくなります。「思ったよりも時間がかかってしまった」の「思ったよりも」をどんどん減らしていきましょう。

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