【ビジネス女子マナーQ&A】打ち合わせ中にわからない言葉があったからスマホで検索…はOK?オフィスのスマホ活用OKとNGの境界線

【ビジネス女子マナーQ&A】打ち合わせ中にわからない言葉があったからスマホで検索…はOK?オフィスのスマホ活用OKとNGの境界線

今回のビジネス女子マナーは、IT関連会社勤務の後藤じゅん子さん(仮名・30歳)からの質問です。

 転職先で会社からスマホを支給されました。前の会社ではスマホ支給がなかったので、自分のスマホにメモアプリやカレンダーなど仕事に使うアプリを入れて使っていました。会社支給のスマホの場合、無料でもアプリをいれたらダメですか?そのほか、会社支給のスマホについて、してはいけないことを教えてください」

社員にスマホを支給する会社も増えてきました。これまでも携帯電話を支給する会社はありましたが、スマホって電話連絡以外にも、いやむしろ取引先の場所を地図で確認したり、メールのやりとりをしたり、資料を検索したりと、通話以外に使うことのほうが多いですよね。目的が“仕事の効率化”であれば、使い方は個人の裁量に任されるのでしょうか。鈴木真理子さんに教えていただきましょう。

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会社支給のスマホをカスタマイズするのは厳禁

まず、会社が社員にスマホを支給する意義を考えてみてください。当然、業務に必要だからですよね。相談者さんの場合、その業務とは何でしょうか。営業職であれば、外出先でも連絡をとれるようにするためだったり、社外から隙間時間にメールチェックするためだったり、ということが考えられますね。IT関連会社ということですから、スマホでの動作を確認するためかもしれません。いずれにしろ、業務を遂行するためです。ですから、それ以外のことに使ってはいけません。

たとえば、スマホにはカメラ機能がついていますよね。でもビジネスマナーの視点で言えば、撮影を目的に支給されていなければ、撮影に使ってはいけないのです。ましてや、勝手にアプリを入れたりなど、カスタマイズするのは厳禁です。とはいえ、そこには臨機応変さも求められます。

打ち合わせにわからない言葉があったから意味をスマホで検索はOK?

スマホにはいろいろな機能がついています。ネット検索もできますね。たとえば会議や打ち合わせに同席していて、わからない言葉があった場合。その意味をネットで調べていいのでしょうか。

筆者が時短作業法やビジネスマナーなどのレクチャーのため企業に出向いて講義をしているとき、下を向いてずーっとスマホをいじっている人がいます。「メモはとらなくていいので、まず顔を上げて話を聞いてくださいね」と声をかけるのですが、もしかしたら、スマホで言葉を検索しているかもしれませんね。でも、印象としては、「話を聞いていない」「別のことをしている」ように見えてしまいます。これがよろしくありません。

勝手にスマホで調べるのは、会議の場ではマナー違反です。「常に全員がスマホ片手に会議している」という状況であれば、各自が調べても何ら問題はないでしょう。しかし一般的には、もしわからない言葉があったときには、まずは発言者に「わからない言葉があったので、教えてくれませんか」と聞くべきです。そして、どうしても調べたいのであれば、「調べていいですか?」と一言断りを入れましょう。

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