【ビジネス女子マナーQ&A】メモを取らないせいで同じミスを繰り返す新人…どうやって指導したらいい?

【ビジネス女子マナーQ&A】メモを取らないせいで同じミスを繰り返す新人…どうやって指導したらいい?

働く堅実女子のためのビジネスで役立つマナー、今週は田辺亜由美さん(仮名・サービス・30歳)からの質問です。

「この春入社してきた社員の新人教育を担当していますが、ぜんぜん仕事を覚えてくれません。ミスを注意しても、“あ、間違えました。すみません”とは言うんですが、また同じところで間違える。“自分が間違えやすいところはメモを取って忘れないようにして”と言っても、“大丈夫です”と聞いてくれません。ぜんぜん大丈夫じゃないのに……と思うと、こちらもイライラして言葉がきつくなってしまい、自己嫌悪してしまいます。メモを取らない新人をどうやって指導すればいいでしょうか」

メモをとらなくても覚えていられる、間違えないというなら問題ありませんが、メモさえ取っていれば間違えないのではないか……と思うと、教える側としてももやもやしてしまいますね。でも、新人といっても大人ですから、メモを取らない人にペンを握らせて無理やり書かせるというわけにもいきません。メモを取らない新人に、早く、ミスのない作業をしてもらうにはどうしたらいいでしょうか。鈴木真理子さんに伺ってみましょう。

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メモは重要。まずは習慣になるまで根気よく教育しましょう

メモが取れない人が増えています。企業のビジネスマナー講習でも、メモを取る時間を設けても何もしないでいる人がいて、“メモを取らなくても大丈夫ですか?”と聞くと、全部スマホで録音しているから結構ですと返されることもあります。でも、録音したものを、あとで何度も繰り返し聞く人がどれくらいいるでしょうか。自分に足りないところ、覚えておきたいところだけをピンポイントでメモ書きしておいたほうが、読み返しも簡単ですし、自分で書くことで記憶に残りやすいものです。

メモ書きは、自分のためのオリジナルの業務マニュアルです。メモだけしてもそれを生かせなければ意味がありませんが、メモを取らなければ、そもそも学びが蓄積できません。メモは仕事の振り返りにも必ず必要になるものですから、習慣になるまで根気よく教えていきましょう。

例えば、初めて仕事を教える際には、間違いやすい部分については“ここはメモしてね”と都度伝える。“後で書きます”、“覚えました”などと反論するようであったら、“今書いて、念のためにメモを取っておいて”と言って、書くまで待つ。また、ミスをしたときの指摘のときに“書かなくても覚えられます”と言われても、“いついつこういうミスをしたよね”と具体的に伝えてメモを取るように促してみてください。“メモを取らなかったからミスしたわけじゃないです”と歯向かってきても、“メモをとってミスが減るかどうかやってみようか”と前向きな提案をしてみてください。

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